档案库房管理制度制定的几个要点(库房管理制度

一、目的与背景

为了提升公司的运营效率，我们致力于规范物料申购、材料领用，并合理控制物料库存。我们的目标是提高在库资金周转率，缩短交货周期，并增强组织系统的应变能力。

二、适用范围

本规定适用于公司内的所有原材料、半成品以及成品。其中，第五章至第十四章的内容主要针对库房管理员，而第十五章则适用于库房主管。

三、物料控制原则

1. 在满足市场需求的前提下，我们确保有序生产，并努力保持最低限度的物料、半成品、成品库存。

2. 我们结合物料采购周期、最小包装单位、库存上下以及历史需求数据，实行合理存量控制。

3. 我们利用公司现有的Z0S运营系统，全面掌握需求、库存、在途物料、半成品及成品信息，并建立月度计划与采购订单相结合的综合监控体系。

4. 我们按照功能分工，实行协作管理，确保物料控制的顺利进行。

四、相关部门职责

1. 计划调度部

计划月度生产与采购订单，编制库存上下。

维护Z0S运营系统的合理存量。

监控生产制造部的在制品分布，并对其进行控制。

2. 采购部

负责原材料采购，要求供应商提供规范的送货单。

提供原材料采购周期及最小包装单位。

下达采购订单，并确保物料保质、保量、如期交付。

控制采购成本，包括降价、分批送货及退换货。

3. 库房管理

负责原材料、半成品及成品的收发与保管。

监督领料方式及物料属性。

反馈物料使用异常情况。

4. 技术中心

负责原材料供应商的试用选定，确定技术参数如品牌、规格型号等。

制定与修改半成品及成品的技术标准。

维护BOM清单，并在需要时更改清单并通知相关部门。

负责替代物料应用的通知。当因设计、品质或成本需求需更改物料时，需下发《文件更改通知单》至相关部门，并注明处理意见。对于库存、在制品及在途品，需特别注明物料处理意见。采购部需终止订单，并与供应商协商退款或调换物料。我们还对物料货位进行定义管理，确保物料的有序存放和高效运作。例如，货位编码规则为：企业代码1位字母·仓库名称2位数字 区域1位字母 货架编号2位数字·货架层数2位数字（从下到上）=共8位。如库B区18号货架第3层表示为K01B1803。

我们的目标是建立一个高效、有序的物料管理体系，以支持公司的长期发展和满足客户需求。通过明确的职责分工、合理的控制原则以及有效的运营系统，我们期待实现物料管理的优化，为公司的未来发展奠定坚实的基础。在同一库房内，我们可以简写为B1803标识。这是一个统计不同库房时的简写方式，必须完整书写以明确标识每个库房的位置。

对于仓库管理，我们需要特别注意一些细节。对于不适合放置货架地面摆放的物料，应根据不同的空地划分不同的区域。当区域距离较近时，可以使用两位数字进行编号，便于管理和识别。模拟货架管理也是一个重要的方面，其中层数一律按照00的标准对待。

接下来，我们需要管理物料卡片、存货保管、退换物料等日常和安全管理事务。对于A类（三50元）物料，必须填写详细的物料卡片，与实际物料挂在一起，随时记录。对于不适合挂卡片的物料，应将卡片集中存放，方便登记。库内存货需要严格按照库房货区货位的要求进行摆放，确保整齐有序。上摆轻的物料，下摆重的物料，同品种同区域放置。标识清晰，确保帐、物相符，便于盘点和收发。

存货入库时，库管员需要认真填写物料编码、名称、规格型号、数量等内容，并及时上账。存货出库时，应及时下账。货卡片的填写需要字迹工整、清晰，并保证连续性。对于出现书写错误的情况，只能采用划改，不得涂改或圈改。存货卡片的保存期应超过一年。在货物发放时，应遵循“面向客户，服务到位、准确及时、先入先出”的原则。

对于具有保质期的物料，库管员必须严格按规定期限进行复验。复验不合格的物料需要立即隔离，防止流入生产线。根据物料性能、特点，对易燃、易爆、放射、剧毒等危险品和贵重物品需要单独存放，并设置严密的安全防护措施。

在安全管理方面，非本部门人员未经许可不得进入库房。外来人员参观必须经库房主管同意，并在其陪同下方可进入。库管员需要树立为生产、客服中心等岗位服务的思想，对所保管的物料进行循环盘点，确保帐物相符。发现问题及时向主管反馈，重大问题需报告部门领导。

库管员还需保持库房环境文明、整洁。每天上班前、下班后或空余时间进行清理、清扫。库房内严禁吸烟和明火，禁止使用可能导致火灾的危险电器。下班前需确定关闭电脑、电源，锁好门窗，确保没有安全隐患。

在物料管理方面，需要注意物料缺货、超出合理存量、呆滞物料等特殊事件需每季度首月上旬书面上报库房主管。对于生产制造过程中的不合格品，需要合理分区并按照相关规定执行。供应商送货单一式三份，包括供应商、采购员和库管员各持一份，保存期一年以上。还涉及物料入库、出库、退库、调拨管理等具体操作流程和管理规定。

库房物料调度与管理规范

一、物料入库管理

对于库房而言，物料入库是日常运营的重要一环。这其中涉及到的物料种类繁多，包括生产所需原材料、合同约定的销售物料以及临时借用的配件等。这些物料入库前，都需要经过严格的审核流程。

当库房需要调入因管理所需与公司内其他仓库间相互调拨的物料时，我们必须迅速响应，确保物料及时流转。对于已借出又归还的物料，我们会进行细致的检查，确保质量合格后方可重新入库。在盘点过程中，若出现实际数量与账面不符的情况，对于多余的物料会进行盘盈入库处理。

二、出库单据分类

出库单据是库房管理中的重要文件。主要包括生产出库、合同出库、临时出库等。对于生产出库，我们会严格按照BOM清单进行原材料的发放。合同出库则涉及客户销货单及母子公司间的物料买卖。还有临时出库，用于计划外物料的领用，如客服配件、劳保用品等。

三、审批权限明确

为了确保库房管理的规范性和有序性，我们明确了各类操作的审批权限。采购入库、生产入库、生产出库、合同出库等无需特别审批。而调拨入库、盘盈入库等则由库房主管审批后即可办理。对于临时入库、归还入库等，则需部门领导审批。特别对于临时出库，总金额在300元以内的由部门领导审批即可，超过此金额的则需公司高管签字。库存报废出库、借出报废出库等则需要多级审批，确保流程的透明和合理。

四、物料入库细节规定

物料入库时，其包装必须完好、完整，拒绝一切三无物料。库管员在接收物料时，会核对物料名称、规格型号、数量、单价，并与以往进货进行比对。对于批次量大的物料，还会进行数量抽查核对。对于清点核对无误的物料，我们会在当天办理完毕入库手续。若有特殊情况，必须有主管领导签字后方可办理，并详细记录。对于没有完整标识及合格证的物料，库管员会及时反馈并暂拒收，待处理完毕后才可办理入库。

五、总结与展望

库房管理是确保企业运营顺畅的重要环节。通过明确物料入库、出库流程，规范审批权限，以及细化物料入库的细节规定，我们旨在建立一个高效、有序的库房管理体系。未来，我们将继续优化流程，提高库房管理效率，为企业的发展提供有力支持。仓储管理制度 Ver: 1.0

第6页共9页

一、物料出库

1. 出库管理：对于出地城工两日的物料使用量，不允许图方便而一次性整批领用。物料出库需遵循严格的流程和规定，确保物料的准确使用和追踪。对于超出预期金额（如金额大于300元）的临时出库需求，若无公司高管审批，不予办理。非生产人员出库，必须有相关部门负责人签字确认。这既体现了公司对物料管理的严谨态度，也是防止物料浪费与损失的必要措施。

二、物料管理规范

库管员需养成实时盘点的好习惯。在核对库存、领料单和资金信息后，根据实际出库情况进行盘点。对于已办理出库手续的物料，必须确保及时出库，不得停留在物料货位或仓库内。否则将视为账务不符进行处理。对于合同出库后一周内无法继续发货的情况，必须及时办理退料手续。当物料不足时，库管员需及时通知计划调度员做好备货工作。每月底，库管员需提醒库房主管安排采购员与供应商调换不合格物料。 对于不合格物料的管理也同样严格：必须遵循特定流程进行退料和调换，并由质量安全部进行验证和标记。退料过程中必须保证物料的状态清晰明了，并有明确的记录以备核查。紧急生产任务需要时，也必须严格按照规定流程操作退料和出库事宜。客服中心的配件退换物料同样需要遵循一定的流程和规范，确保物料的品质和信息完整无误。

三. 物料调拨与轮岗管理

公司内各仓库之间的物料调拨需由库管员提出申请并得到库房主管审核批准后方可进行。跨公司间的物料调拨则涉及到买卖双方的协同操作。为了提升库管员对仓库业务的熟悉程度，库管员之间会进行不定期轮岗管理。在轮岗期间涉及业务交接时必须有制式的交接手续以确保业务无缝对接。

四、呆滞物料管理分析

仓库主管需定期汇总呆滞物料情况并发送给相关部门进行分析处理。技术中心研发部门确认呆滞物料可用于新产品或研发使用的将及时安排领用；客服中心确认的呆滞物料可拨至备件库；生产制造部确认可做为生产制造工装的呆滞物料也会及时安排领用；若经供应主管确认可退给供应商的呆滞物料则安排采购员进行退货处理。通过这样的流程管理既保证了呆滞物料的妥善处理又明确了各部门的职责划分有助于提升整个仓储管理的效率与准确性。 这一制度确保了公司的仓储管理科学、规范、高效进行，不仅提升了公司的运营效率也保障了公司的财产安全与稳定运营。关于物料库房管理与报废申请的规范操作

针对无利用价值的物料，库房主管需进行报废申请。此申请需要经过部门主管审核及高管的审批，以确保决策流程的透明与严谨。在报废处理后，我们将实行严格的空入空出管理。为了更好地管理入库物料，我们严禁库管员随意办理空入空出手续，必须以实物为依据，确保每一笔交易都有真实的物品流动。

以下特定情况可办理空入空出手续：

1. 技术中心因研发和技术改造需要形成的空入空出手续，这是为了支持技术创新和研发活动，确保流程顺畅。

2. 服务人员在外出差时购买的安装和维修材料，经过部门主管签字后，可以办理空入空出手续。这一规定是为了保障服务团队的灵活性和工作效率。

3. 对于合同直发物料、外包工程监控器材类物料、油漆稀料、粘沙胶类物料等，因特殊情况需要部门领导进行特殊审批后方可办理。这一规定确保了关键物料的合理使用和管理。

库管员需严格把控空入空出手续。一旦发现违规行为，将依据公司制度进行处理。这不仅是对公司财产的保护，也是对每一位员工职责的尊重。

接下来，我们转向库存盘点管理。为了确保库存的准确性和透明度，我们制定了以下规定：

1. 盘点计划的制作：每个库房每季度至少进行一次不定期盘点，每次抽盘的品种不低于XX表。盘点工作由库房主管两人之一编制计划，另一人进行审核，确保计划的准确性和可行性。

2. 盘点项目抽取依据：我们会根据近一月内的出入库凭单、物料价值大小、出库频次、关键物料以及经常出现问题物料的频次来选取盘点项目。这一流程有助于提高盘点的效率和准确性。

3. 盘点报告：盘点结果表需有库管员、库房主管和盘点人的签字。盘点完毕后，库房主管会对盘盈和盘亏原因进行分析，找出问题并寻求解决方案。

4. 盘点数量以盘点人实际清点数量为准。在盘点过程中，库管员需要积极配合，不弄虚作假。对于每季度的盘点和不定期的抽查工作，我们会及时解决处理出现的问题。

5. 盘点考核要求：账物相符率A类物料（单价＞XX元）需达到XX%，B类物料（单价＜XX元）也应准确记录。卡片及账簿的记录需要连续完整。对于电阻、电容、M12以下标准件等特定物料，在盘点时允许有XX%（含）的不符率。这一规定既体现了管理的严谨性，也考虑了实际操作中的合理差异。

通过以上的规范操作，我们能够确保物料库房管理的有效性和准确性，为公司的发展提供坚实的后勤支持。